Daten übertragen
Kunden, Artikel, Preise, Bestände, Aufträge oder Dokumente zwischen ERP, Shop, Portal und Fremdsystemen synchronisieren.
Prozessautomation
Was heute noch kopiert, übertragen und kontrolliert wird, lässt sich oft sinnvoll automatisieren.
Wir verbinden Systeme, Daten und Fachlogik zu belastbaren Abläufen – von kleinen Arbeitserleichterungen bis zu unternehmenskritischen Prozessketten.
Automation mit Sinn
Nicht alles, was technisch automatisierbar ist, sollte auch automatisiert werden.
Eine gute Automation spart nicht nur Klicks. Sie reduziert Fehler, beschleunigt Abläufe und sorgt dafür, dass Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort ankommen.
Dafür muss zuerst verstanden werden, wie der Prozess heute tatsächlich funktioniert: Wer löst ihn aus? Welche Daten werden benötigt? Welche Ausnahmen gibt es? Wer muss informiert werden? Und was passiert, wenn ein System nicht erreichbar ist?
Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, wird entschieden, ob ein einfacher Workflow genügt, ein Integrationswerkzeug sinnvoll ist oder eine individuelle Anwendung benötigt wird.
Typische Automationspotenziale
Viele Prozesse werden nur deshalb manuell erledigt, weil die Systeme nicht miteinander sprechen.
Oft sind es keine großen Digitalisierungsprojekte, sondern viele kleine Übergaben, die täglich Zeit kosten.
Daten werden aus E-Mails übernommen, Excel-Dateien geprüft, Belege manuell zugeordnet oder Informationen zwischen Shop, ERP und Dienstleistern übertragen.
Dokumente verarbeiten
Dateien erkennen, Inhalte prüfen, Dokumente zuordnen, Daten extrahieren und kontrolliert weiterverarbeiten.
Status überwachen
Aufträge, Lieferungen, Zahlungen, Projekte oder Servicefälle automatisch prüfen und bei Abweichungen reagieren.
Informationen verteilen
Mitarbeitende, Kunden, Partner oder Dienstleister automatisch und kontextbezogen informieren.
Freigaben steuern
Prüfungen, Genehmigungen, Eskalationen und Verantwortlichkeiten nachvollziehbar in den Prozess integrieren.
Datenqualität sichern
Pflichtfelder, Zuordnungen, Dubletten, Wertebereiche und fachliche Voraussetzungen automatisch prüfen.
Konkrete Beispiele
Automation beginnt dort, wo Menschen heute Informationen zwischen Systemen tragen.
Besonders viel Potenzial liegt in wiederkehrenden Übergaben und Prüfungen.
Solche Abläufe wirken einzeln oft klein. Über Wochen und Monate summieren sie sich jedoch zu erheblichem Zeitaufwand und unnötigen Fehlerquellen.
01
ERP · Vertrieb · Auftragsabwicklung
Aus einer Anfrage automatisch einen kontrollierten Vertriebsprozess starten
Eingehende Anfragen werden geprüft, Kunden- und Kontaktdaten abgeglichen, Zuständigkeiten ermittelt und als Chance, Aufgabe oder Vorgang im ERP angelegt.
02
Commerce · ERP · Fulfillment
Bestellungen vollständig zwischen Shop, ERP und Logistik bewegen
Aufträge werden validiert, ins ERP übertragen, an Lager oder Fulfillment übergeben und mit Status, Versanddaten und Trackinginformationen zurückgespielt.
03
Finance · Dokumente · Buchhaltung
Belege, Zahlungen und offene Vorgänge automatisiert abgleichen
Zahlungsinformationen, Rechnungen und offene Posten werden zusammengeführt, geprüft und bei eindeutiger Zuordnung automatisch verarbeitet.
04
Service · Außendienst · Dokumentation
Außendienstdaten ohne manuelle Nacharbeit in den Unternehmensprozess übernehmen
Einsatzdaten, Fotos, Unterschriften und technische Informationen werden geprüft, dem richtigen Vorgang zugeordnet und für Abrechnung oder Dokumentation bereitgestellt.
Belastbare Prozesskette
Eine Automation ist erst dann gut, wenn sie auch mit Fehlern umgehen kann.
Der Normalfall ist nur ein Teil des Prozesses. Entscheidend ist, wie fehlende Daten, doppelte Vorgänge, nicht erreichbare Systeme und fachliche Ausnahmen behandelt werden.
Auslöser
Auftrag, Datei, Statuswechsel, E-Mail, Webhook, Benutzeraktion oder Zeitplan startet den Ablauf.
Validierung
Vollständigkeit, Datenqualität, Berechtigungen und fachliche Voraussetzungen werden geprüft.
Fachlogik
Regeln, Zuordnungen, Berechnungen, Entscheidungen und Sonderfälle werden kontrolliert ausgeführt.
Integration
ERP, Shop, Portal, Datenbank, Cloud-Dienst oder externe API werden sicher angesprochen.
Ergebnis
Daten werden gespeichert, Vorgänge aktualisiert, Dokumente erzeugt oder Folgeprozesse gestartet.
Monitoring
Jeder relevante Schritt wird protokolliert. Fehler können geprüft, wiederholt und gezielt bearbeitet werden.
Vom kleinen Workflow bis zur Fachanwendung
Der technische Aufwand sollte zur Bedeutung des Prozesses passen.
Nicht jeder Ablauf benötigt eine individuell entwickelte Plattform.
Je nach Komplexität, Datenmenge, Kritikalität und erwarteter Laufzeit kommen unterschiedliche technische Ansätze infrage.
Kleine, klar begrenzte Abläufe
Direkter Workflow
Ein klar definierter Auslöser startet eine überschaubare Folge von Prüfungen und Aktionen.
- Benachrichtigungen
- Dateiübernahmen
- Statusprüfungen
- einfache Datenübergaben
Mehrere Systeme und Verzweigungen
Integrationsplattform
Werkzeuge wie n8n können Abläufe, APIs und Dienste transparent miteinander verbinden.
- mehrstufige Workflows
- API-Verbindungen
- Zeitpläne und Webhooks
- kontrollierte Datenflüsse
Komplexe Fachlogik und hohe Anforderungen
Individuelle Automation
Eigene Software bildet umfangreiche Regeln, Datenmodelle, Benutzeroberflächen und Fehlerbehandlung ab.
- komplexe Geschäftsregeln
- hohe Datenmengen
- eigene Cockpits
- unternehmenskritische Abläufe
Systeme verbinden
Automation entsteht meist zwischen bestehenden Anwendungen.
Das ERP bleibt ERP, der Shop bleibt Shop und der Dienstleister behält sein eigenes System.
Die Automation sorgt dafür, dass die Informationen kontrolliert zwischen diesen Systemen fließen und nicht jedes Mal manuell übertragen werden müssen.
Mehr zu APIs und Schnittstellen ↗Kunden, Artikel, Aufträge, Belege, Lager und operative Prozesse.
Bestellungen, Produktdaten, Preise, Kunden und Statusinformationen.
Anfragen, Dokumente, Benachrichtigungen und automatische Zuordnungen.
CSV, Excel, XML, PDF und strukturierte Import- oder Exportformate.
Kunden, Partner und Mitarbeitende direkt in den Prozess einbinden.
Zahlung, Versand, Signatur, Kommunikation, Analyse und weitere APIs.
KI innerhalb von Prozessen
KI kann Inhalte beurteilen. Der Prozess selbst muss trotzdem kontrollierbar bleiben.
KI kann Texte strukturieren, Dokumente einordnen, Informationen zusammenfassen, Muster erkennen und Vorschläge erzeugen.
Ob ein Auftrag angelegt, eine Zahlung zugeordnet oder ein Vorgang freigegeben werden darf, muss jedoch durch klare Regeln, Berechtigungen und nachvollziehbare Entscheidungen abgesichert sein.
Deshalb behandeln wir KI nicht als Ersatz für Fachlogik, sondern als zusätzlichen Baustein innerhalb einer technisch kontrollierten Prozesskette.
Automationspotenzial prüfenAus Projekten entstanden
Viele entwickelte Lösungen enthalten bereits umfangreiche Automationslogik.
Portale, Cockpits, Synchronisationsdienste und ERP-Erweiterungen funktionieren nur, wenn die Prozesse dahinter zuverlässig zusammenspielen.
Dazu gehören Datenimporte, Statuswechsel, Dokumenterzeugung, Benachrichtigungen, Hintergrundverarbeitung und die Synchronisierung mehrerer Systeme.
Entwickelte Lösungen ansehenFlexiSync
Daten und Vorgänge zwischen mehreren Systemen abgleichen und kontrolliert synchronisieren.
FlexiImport
Geschäftsdaten aus Dateien und externen Quellen prüfen, aufbereiten und übernehmen.
FlexiPilot
ERP-nahe Workflows, Aufgaben, Statuslogik und Prozesssteuerung in einer eigenen Arbeitsoberfläche.
Individuelle Prozessdienste
Hintergrundprozesse für Commerce, Finance, Portale, Dokumente und operative Unternehmensabläufe.
Prozess ansehen
Welcher Ablauf kostet Sie heute jeden Tag unnötig Zeit?
Beschreiben Sie uns den Prozess so, wie er aktuell tatsächlich funktioniert. Wir prüfen, welche Teile sinnvoll automatisiert werden können.